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白锦瑟并不知道黎昭内心的想法,只以为这是上司对下属的关心。
她认真想了一下,说道:“下官也没什么特别好的方法,就是亲自跟着两个司衙的所有主事了解了一下情况,把他们所干的活总结起来,再重新分派下去。”
“其实有些主事的工作是重合了的。两个人做同样的事情,每个人做事的方式方法不同,反倒还容易互相影响。另外,就是如果事后发现有了一些瑕疵,也容易相互推诿扯皮。”
“下官觉得与其如此,还不如各司其职,各行其是,这样也容易培养他们的责任心。而且,分配好各自的任务之后,下官就召集司衙的郎中、员外郎和主事一起开会商议。”
“若是对自己负责的事务有意见的,当场便可以提出来,大家一起讨论。直到大多数人对大多数事务都接受了,就记录下来,整理成册,分给每个人一册。这样,就能确保每个人都知道自己的和同僚的职责了。”
黎昭听完,觉得这个办法确实有用。不过,肯定不仅仅是这一个方法而已,还会有其他的。
他不说话,只是微笑着望向白锦瑟,示意她继续说下去。
白锦瑟不疑有他,便继续给尚书大人介绍自己这半年都做了什么。
除了给每个官员确定职责,她还设置了备岗。
就是如果某个官员请假和或者什么别的原因不在衙门,这个官员的一些基础业务,另一个官员也能接着做,这叫备岗。
互为备岗的两个官员,不能同时请假或者同时出外差,必须要有一个人坐在衙门里。这样,也确保了事情进行到某个环节之后不会中断,避免了因为其中一个人的原因,延长了整个办事的期限。
比如她之前担任主事的刑部司,因为业务比较繁琐,也比较重要,是有两位刑部郎中和两位刑部员外郎的。那么,这两位刑部郎中则互为备岗,两位刑部员外郎也同样如此。
黎昭很是虚心求教道:“之前你说大多数人对大多数事务都接受了,就可以记录下来、整理成册并分发下去了,那剩下的不被接受的少数事务呢?”
“这个简单啊。”白锦瑟解释道,“如果事务不多,就分给郎中和员外郎。他们拿的俸禄高,自然要多做一些事务。而且,他们也是上司,还可以适当把某些环节再分派下去,只要对整项事务负责就好。”
“如果事务多的话,就适当给予一些奖励,重赏之下必有勇夫。不过也要适当区分一下,这个奖励不能一概而论。”
“对于那些想要名的,在评优时或者有别的荣誉时就多考虑一下他们。对于那些想要利的,平时朝廷发放赏赐的时候,就多给他们一些。”
“总之,只要能把工作干好,个人的需求也是可以适当满足的。当然,那些为了私利接下了事务却又做不好的,就别想了。”
黎昭慢慢体会着白锦瑟的这三个方法,越想越觉得实在是太妙了,难怪她能把那两个司衙的事务安排得那么好。
新官上任三把火,白锦瑟这三把火烧得很是旺盛啊。不仅罗侍郎要认真学习,就连他这个刑部尚书,也得借鉴一下,把它们用到整个刑部衙门的管理上来。
甚至,要是能学会这一整套的方法,三省六部的主官都随便当。
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